>
SolaSys Oy
1796037-4
Kauppiaskatu 5 B
20100 Turku
1. Esittely
Tämä on käsittelyseloste SolaSys Oy:n asiakasrekisteristä. GDPR-selvityksessä on määritelty, että SolaSys Oy on rekisterinpitäjä asiakasrekisterin osalta.
Asiakasrekisterin tietoja jaetaan asiakassuhteen hoitamista ja raportointia varten useampaan eri järjestelmään, joissa on näkymiä tai kopioita ko. rekisteristä. Master data on tallennettu asiakkuudenhallintajärjestelmään, joka on CRM-järjestelmä. Lisäksi asiakkaiden yhteyshenkilöikseen ilmoittamien henkilöiden tietoja on tallennettuna markkinointiautomaatiojärjestelmään, sähköisen markkinoinnin ja uutiskirjeviestinnän palveluun.
Muut järjestelmät, joissa tietoja käsitellään ovat toiminnanohjausjärjestelmä (laskutuksen yhteystiedot) ja raportointijärjestelmä, jossa ei käsitellä yksittäisten henkilöiden tietoja.
2. Rekisterinpitäjä, yhteystiedot ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot: SolaSys Oy, 1796037-4, Kauppiaskatu 5 B, 20100 Turku
- Tietosuojavastaava: Ari Heino, ari.heino@solasys.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn perusteet
SolaSys Oy:n asiakasrekisterin käsittelyn perusteena on voimassa oleva asiakassuhde tai potentiaalinen asiakassuhde.
Henkilötietoja säilytetään voimassa olevan asiakassuhteen ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakkuuteen liittyvät henkilötiedot poistetaan 1 vuoden kuluttua.
Rekisteriin on pääsy vain nimetyillä käyttäjillä roolinsa mukaan.
4. Kuvaus käsiteltävien henkilötietojen kategorioista ja henkilötietoluokista
SolaSys Oy:n asiakasrekisteri sisältää, tai sen tiedoista johdetaan seuraavia tietokategorioita rekisteriin:
- Henkilön perustiedot: etunimi, sukunimi, tehtävänimike, rooli yrityksessä, sähköposti, puhelinnumero, yritys, organisaatio, osoite
- Aktiviteetit: tapaamiset, puhelinkeskustelut, sähköpostit
- Myyntimahdollisuudet
- Asiakaspalaute, muu palaute
- Web-lomakkeiden täytöt: yhteydenottopyynnöt
- IP-osoite
SolaSys Oy ei käsittele asiakasrekisterissä erityisiä henkilötietoja.
5. Kuvaus henkilötietojen säilytys- ja poistoajoista
Henkilötietoja säilytetään voimassa olevan asiakassuhteen ajan. Asiakassuhteen lakkaamisen jälkeen asiakkuuteen liittyvät henkilötiedot poistetaan 1 vuoden kuluessa.
6. Kuvaus artiklan 32 nojalla toteutetuista teknisistä ja organisatorista turvatoimista
Henkilötietoja käsitellään ja ylläpidetään SolaSys Oy:n laatujärjestelmän, ja siihen sisältyvän tietoturvaohjeiston sekä SolaSys Oy:n tietosuojapolitiikan mukaisesti
7. Lista Henkilötietojen käsittelyyn käytetyistä Alikäsittelijöistä
- Tallennuspalvelut: ValueFrame, Passeli, Jira
- Analytiikkapalvelut: Qlik Partner Portal, Google Analytics
8. Rekisteröidyn oikeudet
1. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Kyselyn voit lähettää sähköpostilla osoitteeseen info@solasys.fi
Liitä kyselyysi seuraavat tiedot:
- tieto, jonka perusteella sinut voidaan identifioida (vähintään sähköpostiosoite)
- tieto missä roolissa otat yhteyttä
- haluatko tietää, mitä tietoja SolaSys Oy:llä sinusta on
- haluatko muuttaa tai korjata tietoja, joita SolaSys Oy:llä sinusta on
- haluatko peruuttaa suostumuksesi SolaSys Oy:lle tietojen ylläpidosta
2. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
Peruutuksen voit lähettää info@solasys.fi
3. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (ks. tietosuoja.fi)
4. Rekisterin käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
